Når man udarbejder eller forbedrer sine kontrakter, kan man med fordel fokusere på at gøre indholdet mere tydeligt og formidle evt. kompleks information på en mere tilgængelig måde, så man fjerner friktion og reducerer forhandlingstiden.
Udover formen, kan man dog opnå stor værdi ved også at optimere det juridiske indhold af kontrakterne.
Det juridiske indhold – og det kontraktsmæssige udgangspunkt man tager – vil nemlig også have stor betydning for netop varigheden af en forhandling. Hvis man vælger et meget ensidigt udspil, vil (og bør) man ofte opleve hård push-back og flere runders forhandlinger – udover at man risikerer at skabe mistillid hos modparten, hvilket som regel resulterer i inddragelse af advokater og en detaljeret (og ofte unødvendig dybdegående) forhandling af mange vilkår.
En afgørende del af vurderingen af, om et vilkår i overvejende grad er til den enes fordel er, om vilkåret er i overensstemmelse med markedspraksis.
Det er samtidig et argument de fleste støder på i en forhandling, når der ikke er andre argumenter for et synspunkt tilbage. På det tidspunkt er det dog svært at stole på, hvad modparten siger, især hvis man har følelsen af, at skabelonen er lavet, så den kun tilgodeser modparten.
Løsningen på begge sider af problemstillingen er den samme: data.
Data om, hvad andre gør, og dermed hvad markedspraksis er, eller hvad ens egen praksis er. På den måde kan man både justere sine T&Cs så de oftere bliver accepteret uden forhandling (som må være det ultimative mål for alle) og underbygge sin position på et område, med dokumentation udover sin mavefornemmelse.
Man sparer med andre ord betydelig forhandlingstid, i princippet blot ved at starte så tæt som muligt på det resultat, som man under alle omstændigheder ville være nået til, især hvis man har en pragmatisk indstilling og har fokus på at sikre relationen og et godt samarbejde.
Inden for legal tech er der flere bevægelser i gang, der har til formål netop at adressere ovenstående udfordringer. Vi har taget nogle af de mest interessante med herunder.
Benchmarking og certificeret markedspraksis
Som skitseret består problemet af flere dele. Det er dels svært reelt at vide, hvad der rent faktisk er markedspraksis på et givent område, og dels mangler der en objektiv metode til at bekræfte hvis en part mener at kontrakten er sædvanlig
Term Scout er et eksempel på en ny slags tjeneste, som forsøger at tackle begge problemer direkte.
De indsamler og strukturerer data inden for primært SaaS-kontrakter, og tilbyder på nuværende tidspunkt gratis adgang til dele af deres datasæt. Det er for eksempel muligt at dykke ned i et emne som begrænsning af leverandørens ansvar, og se hvad de fleste endelige kontrakter fastsætter på dette punkt.
Her kan det konstateres, at de fleste kunder prøver at undgå begræning af leverandørens ansvar, men at det i de endelige forhandlede kontrakter er med 93% af tiden, og at i ca. 40% af tilfældene svarer begrænsningen til 12 måneders betaling. For en mere dybdegående gennemgang af Term Scouts data på dette område kan man se denne analyse.
Det skal selvfølgelig huskes, at dataene kun er indikative for den type af kontrakter, de vedrører (SaaS og cloud), og det marked de stammer fra (nu primært tech leverandører i USA).
Som en naturlig udspringer, kan man hos Term Scout mod betaling også få en certificering af ens egne vilkår i forhold til markedspraksis, og opnå et stempel, der viser, at ens standardvilkår er markedskonforme eller måske endda mere kundevenlige end gennemsnittet. Man benchmarker sine vilkår mod markedet på et objektivt grundlag og med en relativt neutral tredjepart som sikkerhed, og kan på den måde give kunden tryghed for, at vilkårene er afbalancerede og rimelige i forhold til markedet.
Standardiserede dokumenter
En alternativ model, der imødegår samme udfordringer som Term Scout, og som sandsynligvis er mindre ressourcekrævende, er brugen af standardiserede dokumenter udviklet af neutrale tredjeparter.
Ved at bruge et sådant dokument i stedet for sit eget, kan man med stor troværdighed sige, at det er både afbalanceret og udtryk for markedspraksis. Især hvis man vælger et dokument, der har stor udbredelse og hvis indhold derfor med tiden bliver praksis, hvis ikke det er det allerede.
Gode eksempler på dette er OneNDA og OneDPA, som er blevet til via en proces med inddragelse af mange store markedsaktører og strukturerede drøftelser og afstemninger om de forskellige vilkår, både for så vidt angår, om de skal være med og deres nærmere indhold. Bonterms er et andet godt eksempel, som har standardaftaler på flere forskellige områder.
Der er mange standardiseringsinitiativer i gang, og det kan være svært at holde overblikket over, hvad der findes. Den nye portal “Legal Standards Monitor” forsøger derfor at samle alle relevante projekter inden for legal, så man kan finde det, der passer bedst.
Deling af data
Benchmarking og standardiserede dokumenter er to sider af samme sag, der bygger på samme grundlag, nemlig data.
Vi forventer derfor også, at der i stigende grad vil være et samspil mellem de to, sådan at dataene, i takt med at de udbygges, løbende giver en pejling på, hvad der er markedspraksis, som de standardiserede dokumenter vil benytte og inkorporere for at blive ved med at være relevante. Derudover er bedre og mere data nødvendigt for at AI-værktøjer kan bruges i højere grad.
Der er derfor også et grundlæggende spørgsmål om, hvordan dataene indsamles, af hvem og hvordan.
Det optimale ville være, hvis virksomheder og advokatfirmaer kunne deltage i programmer, hvor relevant data fra alle kontrakter automatisk blev trukket ud, og delt på et aggregeret og anonymiseret grundlag blandt alle deltagere.
Det er dog indlysende, at der er udfordringer i forhold til datasikkerhed, fortrolighed, tavshedspligt og GDPR samt konkurrence, i et sådant projekt.
Der er imidlertid projekter i gang, som forsøger at skabe rammerne for et sådant samarbejde, på en måde hvor disse udfordringerne håndteres. Law Tech UK har således en Data Vision som et program med flere initiativer, blandt andet med det formål at skabe et fælles framework til understøttelse af deling af data på tværs af organisationer.
Gør-det-selv-versionen – tracking af ens egen praksis
Deling af data i stor skala er formentlig ikke aktuelt i den nærmeste fremtid, og de andre muligheder taget med ovenfor er måske heller ikke den helt rigtige løsning for ens virksomhed.
En måde man selv kan komme hurtigt i gang på, er i stedet at lave en tracker, hvor man registrerer og følger sine kontrakter og de vilkår, som er de kommercielt eller juridisk vigtigste.
Der er mange værktøjer, man kan bruge til at lave en tracker. Excel eller Google Sheets er oplagte. Der er dog også nyere “all-in-one”-løsninger, som virker i browseren og på mobilen, blandt andet Notion og Coda.
Vi har som et eksempel sat en tracker op i Coda, hvor man for hver kontrakt udfylder grundlæggende data for kontrakten, samt leverandørens ansvar.
Skriv eller ring til os, hvis du vil se eksemplet, eller høre mere om mulighederne for at lave sine egne simple trackere.
Med en tracker, selv i lille målestok, får man et hurtigt overblik, så man eksempelvis kan se om man normalt går med til ansvarsbegrænsning for leverandøren, brudt ned på typen af kontrakt, samt hvor stor den i givet fald er.
Eksemplet er lavet fra en købers perspektiv, men en leverandør kan vende det om, og bruge det til at holde øje med, hvor ofte et vilkår, der forhandles kommer med i den endelige kontrakt, og således reelt kan betegnes som markedspraksis.
En tracker kan også give et godt grundlag for at lave en playbook til legal eller forretningen, samt at identificere de vilkår som er mest tidskrævende i en forhandling, og som man derfor kan overveje at ændre sin position på for at spare dyrebar forhandlingstid.
Revidering af templates – hvordan kan RESOLVA hjælpe?
Hos RESOLVA kan vi hjælpe med at gennemgå og opdatere jeres aftaletemplates, så de både bliver mere forståelige, mere balancerede og i tråd med markedet. Målet er at komme så tæt på et færdigt resultat som muligt, så I ikke behøver inddrage hverken jeres egne interne ressourcer eller eksterne rådgivere i en kontraktforhandling, med mindre der er helt særlige forhold på spil.
Vi kan også hjælpe med at udvikle playbooks for forhandlingerne og datatrackers for kontrakterne, både med og uden brug af legal tech, der gør forretningen i stand til at klare næsten alt selv.
Kontakt os for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe med jeres projekt.
📞 70605997
Følg RESOLVA her på Linkedin for at modtage juridiske insights og inspiration, høre mere om juridiske stillinger i førende virksomheder og meget mere.
